Lorena Espada (Ifma España): “El teletrabajo no significa que cerremos las oficinas, sino que cambiarán”

El teletrabajo ha llegado para quedarse. Lorena Espada, presidenta de la International Facility Management Association (Ifma) en España, asegura que el coronavirus ha “empujado de repente” a muchas empresas hacia el teletrabajo. Además, augura que la mayoría de cambios que se están realizando en las oficinas para mantener la distancia de seguridad persistirán en el futuro.

Pregunta: ¿Cuáles serán los puntos calientes de la gestión de las oficinas post Covid-19?

Respuesta: Está claro que la crisis sanitaria que nos trajo el Covid-19 es una realidad a la que todos debemos hacer frente, pero, sobre todo, no debemos engañarnos y cuanto antes nos hagamos a la idea de que ha venido para quedarse, mejor. En el retorno a los puestos de trabajo deberemos extremar las precauciones, especialmente en los puntos de mayor afluencia de personas como cocinas o zonas de reuniones. Los facility managers estamos trabajando especialmente en estas zonas para asegurar la seguridad de todos los empleados, aumentando y cambiando nuestros protocolos de limpieza y mantenimiento, pero también redistribuyendo y diseñando los espacios de trabajo de distinta manera, asegurando con ello la distancia social que se debe mantener.

P.: ¿Qué cambios se mantendrán a largo plazo?

R.: Seguramente muchos de los cambios que están afrontando las empresas para adaptarse a esta nueva normalidad perduren en el tiempo. Quizás algunos sean perecederos, pero una vez que nos acostumbremos a trabajar con las medidas que se están implantando a día de hoy, gran parte de ellas permanecerán. El cambio más claro que perdurará será el teletrabajo, asignatura pendiente en muchas empresas en España y que al que el coronavirus nos ha empujado de repente. De todos modos, lo que se está haciendo ahora mismo es trabajar desde casa, no teletrabajar y conciliar. Los empresarios se han dado cuenta que la presencia física de los trabajadores no es indispensable para que puedan desempeñar sus funciones y ser productivos, el presencialismo está en el pasado y ha dejado paso a la era del trabajo por objetivos.

“Una vez que nos acostumbremos a trabajar con las medidas que se están implantando a día de hoy, gran parte de ellas permanecerán”

P.: ¿Es posible mantener la distancia de seguridad entre trabajadores sin rebajar la densidad de las oficinas?

R.: En muy pocas excepciones. En aquellas oficinas donde ya contaban con espacios abiertos y diáfanos, podría llegar a ser posible, siempre y cuando se adapte la distribución de los puestos de trabajo al espacio disponible, para garantizar esa distancia de dos metros que exige la ley. Tendremos, principalmente, que recolocar el mobiliario, ubicar a los empleados en zig-zag, poner pantallas de protección, establecer rutas de paso y mantener un sistema de limpieza exhaustivo, entre otras medidas. Sin embargo, a día de hoy aún existe una gran mayoría de empresas que no tienen esa posibilidad y por ello, deben adaptarse para mantener esa distancia entre sus trabajadores. Una buena solución pasa por instaurar el teletrabajo o por hacer turnos diferentes entre la plantilla, de cara a que los trabajadores puedan mantener la distancia necesaria.

P.: ¿Y en las zonas comunes de los edificios?

R.:  Si nos centramos en los puntos calientes de los que hablábamos antes, también es complicado mantener las distancias de seguridad. Los facility managers llevamos semanas trabajando y desarrollando protocolos de actuación para garantizar todas las condiciones higiénicas y de seguridad en estos espacios. La limpieza será el factor principal en todos ellos y las normas a cumplir serán esenciales, aunque no nos debemos olvidar del transporte vertical que verá limitado su capacidad y que deberemos gestionar de la mejor manera para facilitar los accesos a nuestros empleados de forma saludable.

P.: ¿Se incrementará el presupuesto de las empresas destinado al facility management?

R.: Si algo positivo ha traído esta pandemia es el posicionar la figura del facility manager. Nadie puede dudar que es un trabajador esencial en la empresa. Los facility managers son los responsables de tomar para implementar las estrategias correctas de prevención y contención en el lugar de trabajo. Tras la pandemia, muchas empresas incrementarán el presupuesto destinado a implementar estrategias de prevención y contención sanitarias.

“El teletrabajo no significa que cerremos las oficinas, sino que cambiarán”

P.: ¿Hay algún modelo de asset management que el facility management deba imitar?

R.: No se trata de imitar. Si bien son niveles de escala distintos, se debe trabajar de forma conjunta para buscar la solución más ventajosa para todas las partes involucradas. El facility management centra su actividad en asegurar los servicios de soporte a empleados, clientes y demás usuarios de los inmuebles.

P.: ¿Bienestar del trabajador y sostenibilidad quedarán desplazados por la necesidad de garantizar la seguridad sanitaria?

R.: No. Sólo por el hecho de garantizar la seguridad sanitaria a los trabajadores les estamos aportando bienestar. Si los trabajadores sentimos que nuestra empresa nos protege, sanitariamente hablando, hace que trabajemos confiados y por tanto, tranquilos. Sólo así seremos productivos y eficaces. Por su parte, la sostenibilidad siempre está presente en todas las decisiones que se toman. Hace tiempo que la sociedad ha cambiado la mentalidad y se seguirá trabajando con pequeñas acciones que permiten que los edificios sean más sostenibles. Garantizar la seguridad sanitaria de nuestros empleados tiene que ser un además de todo lo que veníamos haciendo, nunca un en vez de.

P.: ¿Qué papel puede tener el facility management en el teletrabajo?

R.: Clave. Para que un trabajador se sienta cómodo en su puesto de trabajo, aunque éste se realice en su propio domicilio, debe contar con las condiciones necesarias para ello. Y es ahí, donde el facility manager se asegura de cumplir con todos esos requisitos. Deberá asegurar que los trabajadores tengan las sillas adecuadas, la tecnología necesaria, y cualquier otro elemento auxiliar para poder ser productivo en su propio domicilio, sin olvidarnos de las oficinas. El teletrabajo no significa que cerremos las oficinas, sino que cambiarán, y será el facility manager quien debe conseguir que se adapten a las nuevas necesidades, posiblemente como centro de reunión con clientes, compañeros, proveedores y empresas colaboradoras.

P.: ¿Las empresas deberán tener protocolos de seguridad para reuniones y eventos en sus sedes?

R.: Para todo será necesario contar con protocolos de seguridad y salud. Debe garantizarse en todo momento las medidas exigidas y recomendadas por el Ministerio de Sanidad y esto pasa por establecer nuevos hábitos de relaciones sociales, incluidos en las reuniones y eventos que organicen las empresas.