Los tres aspectos olvidados al elegir un espacio de trabajo

Cuando me consultan sobre temas de espacios de trabajo, me encuentro normalmente con la misma pregunta. Muchas empresas no saben definir qué superficie necesitan para su nueva sede, y tampoco saben reconocer qué aspectos, poco visibles a priori, tendrán una importancia relevante tras la implantación.

Es obvio que lo primero que se tiene que definir son las necesidades de superficie de cada empresa o equipo, no sólo en cuanto a los metros cuadrados o el número de puestos de trabajo, también el tipo de servicios que desean tener o integrar en su día a día (comedor, taquillas, salas de reuniones, etc).

Sin embargo, hoy también se torna fundamental definir qué tipo de espacio de trabajo se desea. La tecnología ha cambiado nuestra forma de trabajar, y ha surgido una amplia y diversa oferta de lugares, compartidos o colaborativos, conocidos como coworking, que dan respuesta a una nueva realidad.

Esta tipología ya existía desde hace tiempo, bajo la denominación de centros de negocios, si bien estaban muy enfocados a los profesionales que buscaban despachos individuales con servicios comunes para compartir gastos. Pero, en la actualidad, estos lugares se orientan de forma más amplia y diversa a empresas y corporaciones que ven en esta forma de trabajar un valor añadido para sus equipos.

Una vez definido el tipo de espacio de trabajo, y la superficie que se necesita, las variables del precio y la ubicación son las más consideradas, si bien existen otros aspectos olvidados que tendrán incidencia directa en los costes a medio y largo plazo.

Veamos tres de ellos, que son comunes a todos los espacios de trabajo:

1.- La eficiencia constructiva del inmueble es uno de los aspectos más complicados, pero más importantes. Los contratos de arrendamiento de oficinas o locales de negocio se establecen por metros cuadros construidos con elementos comunes, es decir, la superficie que alquilamos de forma privativa más la parte proporcional de los elementos comunes del inmueble (vestíbulo de entrada, escaleras de evacuación, zaguán etc). En ocasiones, para las mismas necesidades, una buena configuración del inmueble puede permitir encajar el mismo número de personas y mobiliario con un 25% menos de superficie frente a otros peor definidos en su origen.

Lo mismo ocurre con los espacios compartidos o coworking donde pagamos por puesto de trabajo por persona al mes. Al estar el uso de los espacios comunes (cocina, vestíbulo, sala de ping-pong etc) integrados en el precio, se deberá analizar si su dotación de servicios y zonas de ocio está bien dimensionada con respecto al total de personas que allí trabajan y coexisten y si son, por tanto, óptimos y suficientes para nuestras necesidades.

2.- La eficiencia energética del inmueble es otro de los puntos más sensibles. Los precios de las materias primas (electricidad, agua, gas, etc) han sufrido unos incrementos exponenciales en los últimos años, afectando directamente a los costes por el uso de estos suministros. Una buena gestión en su control, y unas tecnologías adecuadas que faciliten esa labor, pueden minimizar el impacto de estas partidas en la factura mensual.

En el caso de las oficinas, además de los usos que se producen en los espacios privativos de los locales arrendados, también existe una parte proporcional que corresponde a los elementos comunes del inmueble (bombillas en las escaleras, consumos de electricidad por uso de ascensores etc).

En los espacios colaborativos o coworking, si bien las tarifas incluyen estos costes, será imposible evitar que una climatización antigua, o un mantenimiento incorrecto, derive en una actualización de precios en el corto plazo de tiempo.

Al contrario de lo que mucha gente piensa no es necesario que el inmueble sea de nueva planta, ya que algunos edificios que llevan operativos algún tiempo han realizado una correcta política de reinversión, que los ha conducido por la senda del ahorro energético (iluminación led, programas informáticos más eficientes en maniobra de ascensores, etc) actualizando sus instalaciones de una manera progresiva con el objetivo de reducir el importe de estos suministros.

3.- La red de telecomunicaciones es otro elemento olvidado pero cada vez más relevante. Hoy es una variable imprescindible para cualquier empresa o profesional poder acceder a una velocidad óptima, tanto de entrada como de salida de datos.

Una óptima red de telecomunicaciones ahorra tiempo y costes importantes en la implantación si el inmueble tiene unas buenas conexiones de acceso, permitiendo escoger entre distintos operadores del mercado y diferentes tecnologías, tanto si se trata de una oficina en alquiler como de un espacio de coworking o centro de negocios.

Todas estas variables no se analizan en muchas de las tomas de decisión porque requieren de un estudio pormenorizado, pero tienen una incidencia importante en la factura de cada usuario. En ocasiones, algunos inmuebles que a priori tienen precios más elevados por metro cuadrado o por puesto de persona al mes, pueden ser en realidad más económicos si se tienen en cuenta esos parámetros de eficiencia o “inteligencia”. Los directivos de las empresas, o los consultores, deben ejercer la responsabilidad de profundizar en estos territorios cuando eligen o asesoran en la elección del mejor inmueble para cada proyecto.